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Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Software vergleichen
Die Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung ist ein komplexes und äußert sensibles Thema. Es geht schließlich um die korrekte und pünktliche Überweisung der Gehälter und Löhne an die Angestellten sowie der damit zusammenhängenden Beiträge an die entsprechenden Behörden. Zudem werden dabei hochsensible Mitarbeiterdaten verarbeitet. Datensicherheit, uneingeschränkte Verfügbarkeit und Datenschutz sind somit Basisanforderungen, die erfüllt und garantiert sein müssen.
Trend: War es früher der eindringliche Wunsch der Unternehmen, dass sämtliche Daten zur Gehaltsabrechnung auf den eigenen Rechnern lagen, geht der Trend seit einiger Zeit dahin, die Gehaltsabrechnung / Lohnabrechnung vollständig auszugliedern.
Mit der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse sind auch immer mehr Unternehmen auf der Suche nach einer passenden Softwarelösung für ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung; Stichwort: digitale Lohnabrechnung.
Um was geht es bei der Gehaltsabrechnung?
Arbeitnehmer erhalten in aller Regel einmal pro Monat ihr Gehalt. In der Gehaltsabrechnung werden die einzelnen Positionen, der Verdienst, für sie in Textform vom Arbeitgeber aufgeschlüsselt: Bruttogehalt, Gehaltsbestandteile, Steuern und Abzüge, Sozialversicherungsbeiträge etc. – und schließlich das Nettogehalt. Außerdem muss die Gehaltsabrechnung Angaben zur Identifikation des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers enthalten.
Wichtig ist dabei zu wissen: Gehalt ist nicht gleich Lohn. Zwar handelt es sich auch beim Lohn um ein Arbeitsentgelt, dem ein Arbeitsverhältnis zugrunde liegt. Beim Lohn wird aber nicht – und hier liegt der Hauptunterschied zum Gehalt – eine fest vereinbarte Summe gezahlt, zum Beispiel das Montagsgehalt, sondern nur die tatsächlich erbrachten Stunden. Daher gibt es entsprechend zur Gehaltsabrechnung die Lohnabrechnung.
Auf was kommt es bei der Gehaltsabrechnung an?
Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung muss vom Arbeitgeber erstellt werden. Geregelt ist dies in der Gewerbeordnung, § 108 Abrechnung des Arbeitsentgelts. Dort heißt es unter anderem: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“
Mindestens hat sie zudem zu enthalten:
- Angaben über Abrechnungszeitraum und
- Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.
Zudem heißt es im Gesetz: „Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Was kann Software im Bereich der Gehalts- und Lohnabrechnung übernehmen?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung unterliegt einer ganzen Reihe von gesetzlichen Regelungen, welche auch immer wieder aktualisiert werden. Mit einer Gehalts- bzw. Lohnabrechnungssoftware sind Sie stets auf dem aktuellen Stand – vor allem in Puncto Rechtssicherheit.
- Thema Schnittstellen: Verfügt das Lohnprogramm über die entsprechenden Schnittstellen, können aus der Software heraus die entsprechenden Daten an die Finanzverwaltungen und Sozialversicherungen übermittelt werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler, ist in die entsprechenden Programme doch in der Regel auch eine Plausibilitätsprüfung integriert.
- Thema intermodulare Kompatibilität: Sinnvoll sind zudem Verknüpfungen mit anderen HR-Software-Modulen: mit der Zeiterfassung und der Personaleinsatzplanung zum Beispiel.
- Thema betriebsspezifische Besonderheiten: Die Software sollte nicht zuletzt auch tarifliche Regelungen und besondere Abrechnungsformen wie etwa Kurzarbeit oder die unterschiedlichen Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge beinhalten und abbilden.
Welche Funktionen und Tools ermöglicht eine Lohnabrechnungssoftware?
Eine Lohnabrechnungssoftware bietet viele Funktionen und Tools, die die Lohnabrechnung einfacher und effizienter machen. Dazu gehören unter anderem die automatisierte Berechnung von Löhnen und Gehältern, die Verwaltung von Arbeitszeiten und Urlaubstagen sowie die Erstellung von monatlichen oder jährlichen Lohnabrechnungen.
Zudem können mit einer Lohnabrechnungssoftware auch die Abzüge für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und andere Abgaben automatisch berechnet werden. Auch die Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen und anderen amtlichen Dokumenten wird durch eine solche Software erleichtert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit der Integration mit anderen Systemen, wie beispielsweise Buchhaltungssoftware oder Human-Resource-Management-Systemen. Dadurch wird eine nahtlose und effiziente Verwaltung der Personal- und Finanzdaten ermöglicht.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Lohnabrechnungssoftware viele Funktionen und Tools bietet, die die Verwaltung von Lohnabrechnungen vereinfachen und automatisieren können. Dies spart Zeit und Ressourcen und bietet eine höhere Genauigkeit und Effizienz bei der Verwaltung der Personal- undFinanzdaten. Es lohnt sich daher, verschiedene Softwareoptionen zu vergleichen und diejenige auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens passt. Mit der richtigen Software können Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Lohnabrechnungen korrekt und effizient durchgeführt werden.
Entscheidende Fragen bei der Auswahl der passenden Lohnabrechnungssoftware
Wenn Sie sich auf die Suche nach einer Gehaltsabrechnungssoftware bzw. Lohnabrechnungssoftware machen, sollten Sie sich im Vorfeld einige Fragen beantworten:
- Suche ich eine Gehaltsabrechnungslösung, das auch sämtliche Belange meines HR-Bereichs abbildet?
- Oder: Suche ich „nur“ die optimale Software-Lösung für den Bereich Gehaltsabrechnung / Lohnabrechnung?
- Sie haben bereits eine Gehaltsabrechnungssoftware / Lohnabrechnungssoftware: Wie lässt sich diese Lösung mit anderen HR-Software-Lösungen verknüpfen, sodass ich ein perfekt laufendes Gesamtsystem trotz unterschiedlicher Software-Anbieten habe?
- Wo sollen meine Daten liegen:
- Will ich die Daten inhouse speichern?
- Sollen die Daten in einem eigenen oder extern liegenden Rechenzentrum gespeichert werden?
- Ich möchte, dass die Daten beim Softwareanbieter gespeichert werden?
Wichtig: Liegen die Daten außerhalb der EU, das nicht an die DSGVO gebunden ist, kann es zu rechtlichen Herausforderungen kommen.
- Wer erstellt die Gehaltsabrechnung / Lohnabrechnung?
- Die Gehaltsabrechnung / Lohnabrechnung wird von der eigenen HR-Abteilung erstellt und verschickt.
- Die Teils-Teils-Lösung: Die Gehaltsabrechnung wird bis zu einem gewissen Punkt von der eigenen Personalabteilung erstellt, dann aber vom Softwareanbieter fertiggemacht und verschickt.
- Ich möchte das Thema Gehaltsabrechnung / Lohnabrechnung vollständig ausgliedern und das Software-Unternehmen soll für die Erstellung und das Verschicken verantwortlich sein.
Wie HRNeeds bei der Einführung einer digitalen Lohn- oder Gehaltsabrechnung unterstützen kann
HRNeeds unterstützt Sie selbstverständlich dabei, die passende Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu finden: Mithilfe unseres Analyse-Tools und dem anschließenden kostenlosen Beratungsgespräch identifizieren wir Ihre genauen Bedarfe. Zudem simulieren wir für Sie die verschiedenen Lösungen. So können wir Ihnen eine Liste der für Sie passenden HR-Software-Lösungen übermitteln. Kostenlos und unverbindlich!
Die Vorteile eines digitalen Gehaltsabrechnungssystems zusammengefasst:
- Rechtssichere und ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Zeitersparnis
- Eine automatisierte Erstellung der Gehaltsabrechnung / Lohnabrechnung
- Automatisierte Übertragung von wichtigen Meldungen an die Krankenversicherungen und Finanzämter
- Schnittstellen zu anderen Personalmodulen wie der Zeiterfassung, zu Personalmanagement- und ERP-Systemen
- Reporting-Funktionen
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Mit dem HR-Softwarevergleich von HRNeeds zur ideal passenden Software: HRNeeds gleicht mit einem speziellen Analysetool die unternehmensspezifischen Anforderungen mit den Softwarelösungen ab und findet so zuverlässig die passgenaue Software.
Haben Sie Fragen zu den Softwarelösungen?
Wir beraten Sie gerne, kostenlos und unverbindlich! Durch unser Fachwissen sparen Sie effektiv Zeit bei der Suche nach den richtigen Tools für Ihre HR-Prozesse. Unsere kompetenten HR-Berater stehen in stetigem Austausch mit den HR-Software-Herstellern und sind so jederzeit über aktuelle Trends und Innovationen informiert.- Passgenaue Empfehlungen für Ihre individuellen Anforderungen
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Beispiel aus der Praxis:
Einführung einer digitalen Gehaltsabrechnung
Die Entgeltabrechnung ist ein zentrales Thema eines jeden Unternehmens. Hierzu die perfekt zum Unternehmen passende Gehaltsabrechnungssoftware zu finden, ist essenziell.
Die Ausgangslage
Entgeltabrechnungssysteme und deren Einbindung in die Softwarelandschaft eines Unternehmens gehören zum Standard. Und trotzdem gibt es unterschiedlichste Gründe, das System zu wechseln. „Einer der häufigsten Gründe sind veraltete Entgeltsysteme, die den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr entsprechen können“, sagt Raphaele Rose, Corporate Lead Sales & Marketing von der auf HR-Solutions & Services spezialisierten VEDA GmbH. So seien zum Beispiel die in der Vergangenheit immer umfangreicher werdenden Meldevorgaben der Sozialversicherung ein Knackpunkt gewesen, das System zu wechseln. Auch eine verminderte Performance der Entgeltsysteme aufgrund wachsender Mitarbeiterzahlen, komplexere Abrechnungsstrukturen oder spezielle Anforderungen an das Reporting sowie fehlende API-Anbindungen an andere Systeme würden zu einem Wechsel führen, führt Frau Rose weiter aus. Zudem können Fehler in den Abrechnungen oder steigende Kosten für das im Einsatz befindliche System Gründe für den Wechsel sein. Oder, wie es Stefan Post, Geschäftsführer des ebenfalls auf HR-Software spezialisierten Unternehmens SP_Data GmbH & Co. KG, sagt: „Wir befinden uns im stetigen Wandel. Ein Unternehmen verändert sich und es ergeben sich fortlaufend optimierte Prozesse. Durch neue Anforderungen und den Wunsch nach mehr Effizienz werden bestehende Systeme hinterfragt.“
Auf was ist bei der Suche nach einer passenden Gehaltsabrechnung zu achten?
„Ein erst mal banal klingender Punkt, der letztlich aber entscheidend ist, ist die Frage: Gefällt mir das System, die Oberfläche?“, sagt Claus Nielsen, Betreiber des Softwarevergleichsportals HRNeeds. Hinzu komme die ebenfalls rein subjektive Einschätzung: Kann ich mit dem System arbeiten, ist es nach meinen Vorstellungen aufgebaut? Ergänzend sei zu klären, ob das System sämtliche Bedarfe abbilde und ob die Lösung an andere Softwaresysteme andockbar sei. Denn, so Stefan Post von SP_Data: „Jeder Bereich beziehungsweise jede Abteilung im Unternehmen soll die passende Lösung für ihre Bedarfe erhalten. Mit Schnittstellen können Daten in angrenzende Systeme weitergegeben werden. All-in-one-Lösungen sind oft mit Kompromissen für die einzelnen Themenbereiche verbunden.“
Die Frage danach, ob es sich um ein offenes oder geschlossenes System handelt, sollte somit in jedem Fall im Vorfeld beantwortet werden. Gerade dann, wenn die Entgeltabrechnung mit der Zeiterfassung, einer Berechtigungssteuerung oder anderen, externen Abrechnungssystemen sowie anderen HR-Software-Tools verbunden werden soll.
Ebenfalls zu klären ist die Frage nach dem Ort der Datenspeicherung- und -verarbeitung. Der Trend geht laut Raphaele Rose von VEDA zu HR Cloud Solutions & Services, also einem Business Process Outsourcing (BPO). Hierbei wird der gesamte Geschäftsprozess der Entgeltabrechnung ausgelagert. Immerhin würde eine eigene Infrastruktur erhöhte Kosten und einen höheren Personalaufwand bedeuten. Claus Nielsen weiß aber auch, dass es Unternehmen gibt, die die eigenen Daten bei sich behalten wollen. Oder die eine Art Zwischenlösung suchen: Die Daten liegen in der Cloud, werden aber von den eigenen Mitarbeitern bearbeitet.
Die Vorteile einer auf die Bedarfe ausgerichteten Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Entgeltabrechnung ist ein Bereich, der laut Stefan Post oft unterschätzt wird – zumindest von Fachfremden: „Es besteht die Annahme, dass die Software mit ein paar Klicks aus dem Brutto das Netto errechnet. Mehr als ein bis zwei Tage Arbeit im Monat sei es nicht, so eine weitverbreitete Einschätzung von Außenstehenden.“ Doch die Realität sieht anders aus: Beispielsweise müssen Gesetze, Verordnungen und Tarifverträge beachtet und auf Veränderungen reagiert werden. Genauso sieht es Raphaele Rose: „Die tägliche Leistung, der Flut von permanenten Änderungen im Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht zu begegnen und umzusetzen, gehört zur Meisterklasse, und erfordert Expertenwissen und Fachkräfte, die immer schwieriger zu finden sind.“
Eine digitale Payroll kann hier effizient unterstützen und den Umgang mit dem Themenkomplex Lohn+Gehalt erleichtern. „Läuft die Lösung performant, schnell und zuverlässig, dann kann das Human Ressource Management auf eine zufriedene Belegschaft blicken und eigene zusätzliche Services wie zum Beispiel die Bereitstellung von Entgeltabrechnungen und Meldebescheinigungen im Mitarbeiterportal ausbauen“, sagt Raphaele Rose. Die Bedeutung vorhandener Schnittstellen zu Drittsystemen wird anhand dieser Aussage nochmals besonders hervorgehoben.
Deutlich wird außerdem, dass die Wirkung sogenannter Employee Self Services (ESS) nicht unterschätzt werden sollte. Da Mitarbeiter ihre Stammdaten über personalisierte Zugänge selbst pflegen können, wird die Personalabteilung aufgrund der Abnahme zahlreicher Standardaufgaben entlastet.
In Bezug auf die Entgeltabrechnung nennt auch Stefan Post die Reduzierung des manuellen Aufwands sowie Zeitersparnis als weitere Vorteile. Und ergänzt: „Nützliche Hinweise auf Gesetzesänderungen und laufende Updates halten die Entgeltabrechner auf dem neuesten Stand. Dazu kommt, dass in Zeiten von Homeoffice digitale Software-Lösungen weiter an Bedeutung gewonnen haben.“
Gespiegelt werden diese Aussagen durch die im Jahr 2020 gemeinsam vom Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sowie der forcont business technology gmbh herausgebrachte „HR-Studie 2020: So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit“. In der gaben 44 Prozent der befragten Unternehmen an, die Personalentlohnung bereits automatisiert zu haben. 37 Prozent würden diesen Schritt planen. Gefragt nach den mit der Digitalisierung einhergehenden Zielen nennen 75 Prozent eine Steigerung der Prozessqualität, 66 Prozent eine Kostensenkung der Personalprozesse sowie 62 Prozent die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Was kann HRNeeds tun, um die exakt passende Gehaltsabrechnung zur finden?
Der Markt für digitale Tools ist unübersichtlich und intransparent. Da ist es schwierig, die exakt auf die eigenen Bedarfe zugeschnittene Entgeltabrechnung zu finden, damit die aufgezählten Vorteile tatsächlich eintreten. Hierbei ist das Softwarevergleichsportal HRNeeds ein kompetenter und verlässlicher Partner. HRNeeds gleicht unternehmensspezifische Anforderungen mit über 60 Softwarelösungen ab und erstellt seinen Kunden eine Anbieterliste. Mit einem eigens entwickelten Analyse-Tool werden passgenaue Softwarelösungen anhand der individuellen Kundenanforderungen identifiziert. In einem kurzen telefonischen Beratungsgespräch zwischen den HR-Experten von HRNeeds und dem Kunden wird schließlich sichergestellt, dass alle Belange besprochen und noch offene Punkte abgeklärt sind. Denn: „Auch wenn es den Anschein macht, eine Lösung könnte passen, liegen Probleme oft im Detail“, wie HRNeeds-Betreiber Claus Nielsen weiß. Sind alle Fragen geklärt, erhält der Kunde kostenlos und unverbindlich eine Liste der identifizierten Entgeltabrechnungssysteme mit einer detaillierten Zusammenfassung sowie den jeweiligen Vor- und Nachteilen der empfohlenen Lösungen – inklusive vorhandener Schnittstellen zu bereits im Einsatz befindlicher Software. Über diesen Prozess kommen Suchende schnell in die Entscheidungsfindung und umgehen den ansonsten notwendigen und zeitaufwendigen Rechercheaufwand.
Auf diesem Weg ist es jedem Unternehmen möglich, die eigenen Personaler bei der Bearbeitung ihrer komplexen Aufgaben im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer digitalen Lösung bestmöglich zu unterstützen.
Auf was kommt es bei der Implementierung einer Entgeltabrechnung an?
„Schon im Auswahlprozess sollten wichtige Stakeholder mit einbezogen werden. Das führt zu mehr Akzeptanz bei den Beteiligten, weil verschiedene Perspektiven und Anforderungen berücksichtigt werden“, erklärt Stefan Post von SP_Data. Dazu würden unter anderem die IT-Abteilung, die Geschäftsführung, der Betriebsrat und die zukünftigen Anwender gehören. „Ein Projektleiter sollte als zentraler Ansprechpartner und Koordinator die Kommunikation zwischen den Stakeholdern und dem Softwarehersteller übernehmen“, fügt Post hinzu. Und es brauche ein Projektmanagement mit der richtigen Einführungsstrategie.
Doch wie könnte eine solche aussehen? Raphaele Rose von VEDA wird konkret: „An erster Stelle steht ein gutes Projektmanagement, das den Übergang aus dem Altsystem in die neue Entgeltlösung mit allen Facetten erfasst und das Projektteam als auch die Verantwortlichkeiten klar definiert, zeitlich einordnet und gegebenenfalls Verzögerungen und offene Aufgabenstellungen zeitnah managt.“ Ebenso gelte es, die Themen Zeit und Ressourcen im Vorfeld zu betrachten. Und den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung und Implementierung abzupassen.
Raphaele Rose nennt zudem folgende Fragen, die sich Unternehmen beantworten müssten:
- Wie sieht die Planung und Parallelpflege bzgl. der Testläufe aus?
- Kann der Dienstleister hier unterstützen?
- Wann sollten Trainings eingeplant werden?
- Ergo: Kann das HR-Team genügend Kapazitäten für Test- und Echtlauf bereitstellen?
- Wie lautet der Plan B, wenn Ressourcen kurzfristig ausfallen?
Die Implementierung einer Entgeltabrechnung ist damit nicht abgeschlossen. Zu klären ist des Weiteren, in welchem Format die Daten vom Alt- ins Neusystem übertragen werden – sowohl Stamm- als auch Lohnkontodaten. Raphaele Rose weiß: „Datenübernahmen gelingen immer dann performant, wenn die jeweiligen Systeme qualitativ gute Daten liefern und aufnehmen können. Das gilt es auf jeden Fall zu prüfen, um den manuellen Aufwand, der zwangsläufig mit einer Implementierung verbunden ist, zu minimieren.“ In diesem Zusammenhang sei auch auf die Datenstrukturen zu achten, die in den jeweiligen HR-Lösungen genutzt werden.
Die Software-Unternehmen lassen ihre Kunden während des Implementierungsprozesses in der Regel nicht alleine. VEDA steht seinen Kunden bei jedem der Schritte beratend und programmierend zur Seite. Genauso bei der Echtlaufbegleitung. Und kann auf Wunsch sogar den gesamten Einführungsprozess managen und übernehmen.
Ebenso begleitet SP_Data Unternehmen während der Softwareeinführung sehr eng. „Erst nach Installation und Konfiguration des Systems, Migration der vorhandenen Daten, Schulungen und Testläufen wird das Projekt gemeinsam abgeschlossen“, sagt Stefan Post. Ein genauer Maßnahmenplan und eine Testphase seien bei der Implementierung einer neuen Software Pflicht.
Läuft alles und sind die Testphasen erfolgreich abgeschlossen, kann die Software abgenommen werden. Und Sie haben ein Schritt hin zu einer digitalisierten Personalabteilung getätigt.
So geht HRNeeds vor:
- Die unternehmensspezifischen Anforderungen werden mit den Lösungen abgeglichen und es wird eine Anbieterliste erstellt.
- In einem kurzen telefonischen Beratungsgespräch zwischen den HR-Experten von HRNeeds und dem Kunden wird sichergestellt, dass die Kundenanforderungen und Wünsche besprochen und noch offene Punkte abgeklärt sind.
- Danach erhält der Kunde kostenlos und unverbindlich eine Liste der identifizierten Softwarelösungen mit einer detaillierten Zusammenfassung der empfohlenen Softwarelösungen – inklusive aller Informationen, die dem Kunden bei der Entscheidung helfen.
- Auf Wunsch hilft und berät HRNeeds auch bei der endgültigen Entscheidungsfindung, sodass Sie sicher sein können, dass die Softwarelösungen auch zu Ihren Anforderungen passen.
Nach unseren langjährigen Erfahrungen steckt der Fehler oft im Detail. Aufgrund der komplexen Situation bemerken viele Firmen erst in der Einführungsphase, dass die gewählte Softwarelösung die Anforderungen nur teilweise oder gar nicht abdecken kann. Um dies zu verhindern, bieten wir den Nutzern von HRNeeds einen besonderen Service: Auf Wunsch erhalten Sie ebenfalls kostenlos und unverbindlich eine Kurzberatung, die viele wichtige Tipps gibt und Stolperfallen bei der Auswahl aufzeigt.
Starten Sie noch heute die Suche nach einer passenden Gehaltsabrechnungssoftware – bei der Suche nach der auf Sie zugeschnittenen Lösung hilft Ihnen HRNeeds!